Выставки как высокоэффективный маркетинговый инструмент привлечения клиентов в бизнес

Ирина Петровна Бородавко

Аннотация: в статье рассматривается один из синергетических инструментов коммуникаций – выставка. Показаны ее преимущества и современные этапы подготовки и участия экспонентов.

Выставки

Текстильные выставки (фото автора)

Весна и осень – горячие сезоны в выставочном плане. Работая в сфере легкой промышленности, замечаем тенденции — смещение сроков проведения выставок на более ранние даты относительно начала сезона и проведение всех выставок в один и тот же период. В этом есть ряд плюсов: предпринимателям из регионов не нужно пребывать в столице две недели подряд или приезжать два раза с неким интервалом, а можно сделать все за 5 рабочих дней. Но для компаний-экспоненотов это обычно несет дополнительную нагрузку, особенно, если они участвуют в нескольких выставках сразу. Мы часто слышим, что выставки уже не работают, и что участие в них неэффективно. Очень хочется, чтобы посредством изучения и внедрения материалов из данной статьи это стойкое убеждение разрушить. Клиенты и ученики нашего агентства, участвующие в выставках, иногда пропускают следующую, т.к. получают столько заказов, что загружают производственные мощности на год вперед. Кто-то из них в рамках работы на выставке получает крупные контакты от лидеров отрасли, а кто-то — заказы на пошив одежды популярных брендов, таких как Black Star Тимати. Здесь важно понимать только одно: результат прямо пропорционален тем усилиям, которые вы прикладываете, чтобы сделать выставку инвестицией, а не затратой.

Выставка

Текстильные выставки (фото автора)

Актуальность данной статьи подчеркивают те преимущества участия в выставках, которые позволяют в настоящее время повысить конкурентные преимущества за счет положительного имиджа, несущего в себе нематериальные выгоды, такие как известность бренда, лояльность к нему, дополнительная прибыль без вложения капитала и т.п. Выгоды от выставочного участия различные: происходит своего рода нейтрализация размеров предприятия; обеспечивается непосредственное общение между всеми заинтересованными лицами, взаимодействующими на рынке; позволяют поддержать отношения с партнерами и установить контакты с новыми клиентами; все участники экономят самый бесценный ресурс – время; покупатели имеют возможность одновременно сравнить однородную продукцию различных производителей по ценам, качеству, условиям поставки, оплаты и т. п.; содействуют расширению кругозора участников и улучшению обмена информацией; выставки позволяют заявить о себе, активизировать интерес к своей продукции, бренду; особое внимание выставкам уделяют представители Министерств и СМИ.

Существует очень много ошибок, которые допускают участники выставок. К основным ошибкам участников выставки относятся: неправильное оформление стендов, некорректное поведение стендистов, слабая предварительная подготовка рекламной и маркетинговой продукции (нехватка полиграфии), отсутствие скриптов работы, а также нехватка персонала и т.д.     Если выставку рассматривать как вариант продвижения, то следует понимать, что предстоит пройти три периода: предвыставочный; выставочный; поствыставочный. При выборе выставки обратите внимание на следующие пункты:  Какая или какие выставки лучше всего удовлетворят потребности фирмы? Ориентирована ли данная выставка на потребности фирмы и потребности клиентов фирмы? Насколько успешно прошла предыдущая выставка? Запросите у организаторов цифры по посещаемости и прочие аналитические данные. Обратите внимание, что выставки проходят не только в Москве, но также в регионах России и странах СНГ.

Далее необходимо выбрать вариант участия – очное, заочное (самостоятельное или групповое), и переходить к предвыставочному периоду. В этот период (за 3-6 месяцев) необходимо произвести: выбор выставки; формулирование SMART-целей участия; утверждение бюджета; отправка заявки, просмотр документации экспонента, заполнение форм, бланков, всевозможные согласования с организаторами; подтверждение участия в выставке, заключение договора, подписание всевозможных документов и т.д. Общими усилиями компонуется работа отделов-участников, распределяется их ответственность, прописывается функционал; идет определение отчетности, совещание по бюджету, утверждение окончательного бюджета; утверждение проекта выставочного стенда; заказ у организаторов пригласительных билетов, которые вы будете отправлять клиентам; заказ номеров в гостинице и авиабилетов, если это необходимо для ваших ключевых клиентов или для вас как участников выставки в другом городе и многое другое. В том числе рассылка пресс-релизов в СМИ, которые должны быть заранее подготовлены.

За два месяца до выставки происходит контроль графика выполнения работ, проводится собрание с выставочной командой по определению готовности, координируется работа с другими отделами компании; усиливается предвыставочная маркетинговая программа; рассылаются приглашения потенциальным и постоянным клиентам; подтверждаются забронированные гостиница и билеты, и т.д. За один месяц до начала выставки осуществляется обучение персонала работе на выставке; производится еще одна рассылка приглашений; заказывается необходимое оборудование; участники компании получают бэйджи, оформляют страховки, прочие документы; разрабатывается анкета для заполнения потенциальными клиентами на стенде. За две недели активизируется предвыставочная подготовка персонала; производится обзвон потенциальных и постоянных клиентов, а также партнеров; составляется график встреч на выставке. За одну неделю проводится завершающее общее собрание, полный инструктаж выставочной команды; происходит финальная подготовка и проверка оборудования рекламных материалов. Дни монтажа выставки: нужно все отвезти, проконтролировать полную готовность всего необходимого, проследить за монтажом стенда и подготовкой его к работе.

Выставочный период: во время выставки рекомендуется проведение ежедневных собраний с персоналом и, при необходимости, внесение оперативных изменений в работу. В последний день работы выставки проводится общее собрание, обсуждение прошедшего мероприятия. Можно уже провести дополнительные договоренности и забронировать места на следующий раз. Происходит подготовка к демонтажу и выезду с выставки.

Поствыставочный период: в течение двух дней после выставки необходимо обработать самые перспективные контакты, которыми вы обзавелись на мероприятии. В течение десяти дней – разослать коммерческие предложения и подробную информацию по тем запросам, которые были получены на выставке, произвести обзвон потенциальных клиентов и выслать благодарственные письма всем, кто зашел к вам на стенд, и чьи контакты удалось собрать. В течение месяца необходимо установить контакты со всеми посетителями стенда, произвести перераспределение контактов по степени их актуальности и подвести предварительные итоги участия. Окончательные итоги выставки проводить через 3, 6 и 12 месяцев.

Все вышеперечисленные этапы удобно оформить в план выставочного проекта. Его стоит сделать максимально подробным и ознакомить всех участников процесса. На его основании можно составить excel-файл, где расписаны задачи, проставлены сроки выполнения и указаны ответственные сотрудники. Тогда вся команда будет понимать, кто за что отвечает, в какой срок нужно проделать необходимые действия. Такая систематизация выставочной работы позволит участвовать в последующих выставках с минимальными затратами времени, усилий и денег. На основании плана выставочного проекта рекомендуется вести выставочный органайзер. Это может быть физическая папка с данными или папка на компьютере, которая содержит следующие разделы: планирование; продвижение; клиенты; персонал; стенд; логистика; выставочные услуги; разное. Ведение такого выставочного органайзера позволит систематизировать всю вашу работу в рамках выставки. А также легко передавать дела или вводить в курс дела, например, нового сотрудника компании. Выставочный органайзер помогает как в подготовительный период, так и при проведении самой выставки, и при составлении отчета / подготовке к последующим выставкам, потому что вы можете обратиться к анализу вашего прошлого опыта участия в выставках.

Список использованной литературы:

  1. Ирина Бородавко. Маркетинг для производителей одежды. – [б.м.]: Издательские решения. – 2016, 184 с.
  2. И. П. Бородавко. Как увеличить продажи через системный маркетинг // Вестник Текстильлегпрома. — №Весна 2016, с. 34-35.
  3. Бородавко И. П. Как провести базовый анализ бизнеса, сократить расходы и увеличить продажи // Маркетинг и логистика. – 2016. – №4 (6). – с. 14-26.

УДК 339.138

И. П. Бородавко – генеральный директор маркетингового агентства ООО «ТОМ СОЙЕР», специалист №1 по системному маркетингу для производителей и дизайнеров одежды, бизнес-тренер («Маркетинг от А до Я для производителей одежды» и «SMM-революция для производителей и дизайнеров одежды»), коуч, консультант, Москва, Россия

e-mail: 5@irinabo.com

Exhibitions as a highly effective marketing tool for attracting customers to business

I. Borodavko — general manager of marketing agency «Tom Sawyer», specialist №1 System marketing for manufacturers and fashion designers, business coach («Marketing A to Z of manufacturers of clothing,» and «the SMM-revolution for producers and designers of clothes»), coach, consultant, Moscow, Russia

Annotation: the article considers one of the synergistic communication tools — the exhibition. Its advantages and modern stages of preparation and participation of exhibitors are shown.

При цитировании статьи в других источниках просим использовать следующий формат: Бородавко И. П. Выставки как высокоэффективный маркетинговый инструмент привлечения клиентов в бизнес // Маркетинг и логистика. – 2017. – №4 (12). – с. 11-15.

Полная версия журнала в pdf-формате по ссылке «Маркетинг и логистика».